Nyttige tip

15 Etikette-regler for e-mail-korrespondance, som enhver professionel skal vide

Pin
Send
Share
Send
Send


I løbet af det sidste årti er e-mail måske blevet et af de mest populære midler til forretningskommunikation. I dag er det ret svært at finde en person, der ikke bruger e-mail i sin praksis med interpersonel og interkulturel kommunikation. Hurtig scanning med et blik adresser og emner på modtagne meddelelser, vi beslutter hvilke bogstaver, der skal læses, og hvilke der skal slettes uden at afsløre. Afhængig af forholdet mellem korrespondenter kan korrespondance være forretningsmæssig eller privat. Hvis brevet er privat, har det ikke strenge krav fra etisk synspunkt - skrivemåden og præsentationsmåden afhænger hovedsageligt af graden af ​​fortrolighed med adressaten.

I dag er det ret svært at finde et firma, der ikke vil bruge e-mail i sin praksis med mellemmenneskelig kommunikation. Det skal bemærkes, at i almindelig forretningskorrespondance via e-mail er der generelt accepterede regler, som du har brug for at vide, og som skal følges. Lad os dvæle i detaljer ved det mest betydningsfulde.

Regel 1 Når du opretter en e-mail, skal du huske at udfylde alle felterne. Generelt kan strukturen af ​​en forretnings-e-mail repræsenteres som følger:

Afsenders adresse og navn.

Modtageradresse (eller modtageradresser, når der er behov for at sende et brev med en tekst til flere modtagere).

Betydningen af ​​at skrive (dette om nødvendigt).

Et brev bestående af en hilsen, hoveddelen af ​​brevet, konklusion og underskrift.

Regel 2 Afsenderens adresse og navn skal kunne genkendes. Når du starter en postkasse, skal du altid indtaste dit for- og efternavn i afsenderens kolonne. Den mest pålidelige er adressen, der indeholder dit rigtige navn, samt navnet på din organisation i domænenavnet, for eksempel: Denne e-mail-adresse er beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at se det. .

Regel 3 Sørg for at udfylde kolonnen "Brevets emne." Emnet for brevet er en særlig forudsætning for brevet, hvis tilstedeværelse i høj grad letter arbejdet med elektronisk korrespondance. Brevets skæbne afhænger ofte af dets emne, især hvis afsenderens navn og adresse ikke fortæller dig noget. Emnet for brevet skal være kort - højst 50 tegn - og til det punkt. Jo enklere og tydeligere emnet med brevet vil være, jo mere sandsynligt er det, at brevet læses og får et svar. Man skal være særlig opmærksom på at tænke på temaet, når man skriver til nogen for første gang.

Regel 4 Brug piktogrammet ("Re:") kun til et svar. Brug ikonet placeret i adressefeltet på det brev, du svarer til, til at åbne formularen til at udarbejde svaret. Denne formular indeholder allerede adressen på din samtalepartner, teksten til hans brev og emnet. Ikonet (Re) er et forkortelse for det engelske ord “Svar:” eller “Svar:” og betyder “Mit svar på:”. Derfor, hvis emnet for brevet ændres, skal emneændringer foretages ved hjælp af pil ned til højre for ikonet Re. I kommandoen "ændre tema" i rullelisten, der åbnes.

Hvis du besvarer en e-mail, ændrer du hovedideen i dialogen, ændrer emnet i overensstemmelse hermed, og det er bedre at starte en diskussion om et nyt emne ved at oprette et nyt brev.

Regel 5 For at undgå for tidlig afsendelse skal modtagerens adresse kun indsættes, når brevet er udfyldt, verificeret og klar til at blive sendt. Vær forsigtig med knappen "Send": Sørg for at sende et brev til det, du kan lide.

Regel 6 Sørg for at skrive en hilsen bestående af et hilsenord og modtagerens navn foran bogstavets hovedtekst. Nogle brugere mener, at hilsenen i e-mailen ikke behøver at blive skrevet, da det angiveligt er en meningsløs relikvie af papirpost, at den ikke bærer nogen meningsfuld information og kun indeholder ord på pligt.

Hilsen bærer information om opdragelsen af ​​den person, der skriver brevet. Som en hilsen skal du bruge følgende kontaktformular: "God eftermiddag, kære (respekteret) + fornavn, adressatens mellemnavn!" Eller "Kære (respekteret) + fornavn, adressatens mellemnavn, hej!" Og først derefter gå til målet for din meddelelse.

I Europa er det sædvanligt at altid kontakte "Dear Sir / Madam" eller mindre formelt, især hvis du er bekendt med modtageren, "Dear + name". I USA, hvor livets tempo og korrespondance er mere intens, begynder en e-mail med en besked, der består af et navn og et kort "Hi + navn". På russisk anbringes et udråbstegn efter skrivning i enhver korrespondancegenre: forretning, privat, embedsmand osv., Mens på engelsk lægges et komma i alle disse genrer.

Regel 7 Strukturér dit brev korrekt. Da læsning fra en skærm er meget vanskeligere end læsepapir. Opdel bogstavteksten i logiske afsnit. Forsøg at få sætninger til at indeholde højst 15-20 ord. Adskilt afsnit fra hinanden ved indrykning eller en tom linje.

Regel 8 Vær kortfattet og udtryk dine tanker til det punkt. Hovedteksten i brevet fra første afsnit bør tiltrække læseren opmærksomhed ikke mindre end hans Emne. Husk den begrænsede tid, potentielle læsere. Start med formålet med brevet, det skal klart fremgå af første sætning. Hvis de første sætninger er formuleret korrekt, er der en meget stor sandsynlighed for, at modtageren af ​​brevet læser det til slutningen. E-mailen er designet til at overføre information hurtigt. Hvis du har brug for at sende vigtige oplysninger, der indeholder et stort beløb, er det bedre at komponere en kort ledsagende tekst i en e-mail, og selve informationen skal udarbejdes som en vedhæftet fil.

Regel 9 Før du begynder at skrive et brev, skal du vedhæfte vedhæftningen. Hvor mange gange skulle du modtage et brev, hvis formål var at videresende vedhæftningen uden denne vedhæftning ?! En sådan skødesløshed påvirker muligvis ikke din virksomheds omdømme på den bedste måde.

Regel 10 Når du skriver til nogen for første gang, skal du ikke vedhæfte nogen vedhæftede filer. Hvis du stadig sender en form for vedhæftning uden samtykke fra modtageren, skal du huske at skrive i brevet med hvilken slags fil det er. Vedhæft ikke vedhæftede filer større end 5 MB, da en sådan ubehagelig situation er mulig: Du sender din fil til mailserveren om et sekund, og din modtager vil downloade den i en time.

Regel 11 Når du skriver et svarbrev, skal du svare på ALLE spørgsmål, der er stillet til dig. Hvis du er tabt til at svare, så skriv direkte og skriv.

Regel 12 Før du sender en e-mail, skal du kontrollere din stavemåde, grammatik og tegnsætning. Det faktum, at e-mail er en hurtig måde at kommunikere på, betyder ikke, at den skal være uforsigtig. Byg dine sætninger så kompetent som muligt med hensyn til stavemåde og grammatik. Dette er vigtigt ikke kun fordi et analfabet brev kan ødelægge indtrykket af dig, og fordi det er meget vanskeligt at læse teksten uden kommaer og prikker.

Regel 13 E-mails skal besvares. E-mail er en forbindelse med andre mennesker, og lidt høflighed vil aldrig skade. I henhold til etikette-regler skal e-mails besvares, og responstiden må ikke overstige tre dage. Hvis du ikke svarer på e-mailen i denne periode, er dette en klar afvisning af at kommunikere. Hvis du har brug for længere tid til at svare på brevet, er det værd at forklare årsagerne til forsinkelsen. Når du modtager et brev, der indeholder en vedhæftet fil, skal du sørge for at bekræfte, at vedhæftningen er ankommet og åbnet normalt. Når du modtager breve fra ukendte personer, kan du ikke svare på dem. De kan slettes uden at læse. Hvis du modtager en uopfordret e-mail med en vedhæftet fil, skal du slette filen uden at pakke ud: det er sandsynligvis kilden til en computervirus.

Regel 14 Anmod ikke om læseunderretning. Du kan skrive følgende sætning efter teksten til hovedbrevet og før din underskrift: "Bekræft venligst modtagelsen af ​​brevet med svar eller telefonisk nedenfor."

Regel 15 Store bogstaver bør aldrig bruges i meddelelsesteksten. TEKST TIL KAPITALBREV betragtes som et skrig. I bedste tilfælde tilskrives det analfabetisme i netværkets etikette. Dette kan forårsage irritation eller anden uønsket reaktion hos din læser.

Regel 16 Del aldrig fortrolige oplysninger via e-mail. Vær meget forsigtig, når du sender dine bankkortnumre eller andre fortrolige oplysninger i e-mail-teksten. Videresendelse af e-mail kan opfanges og bruges til personlig gevinst. Derudover forbliver den e-mail, du sender, for evigt i computerens hukommelse.

Regel 17 Brug ikke forkortelser og følelsesmæssigt design. I forretnings-e-mail skal du prøve ikke at bruge forkortelser som BTW (forresten) eller LOL (grine højt), også kaldet humørikoner (“smilende ansigter”). De er upassende i forretningskorrespondance, især da modtageren af ​​brevet muligvis ikke kender deres betydning.

Regel 18 Sørg for at placere din underskrift i slutningen af ​​brevet. En signatur er en lille tekstblok tilføjet til slutningen af ​​dine meddelelser, der identificerer dig og indeholder dine kontaktoplysninger. Gør underskriften kortfattet: højst fire til syv linjer. En lang signatur tager meget plads og kan være irriterende. Medtag i det flere mulige måder at kontakte dig på (normalt er dette telefon- og faxnumre) samt et link til din virksomheds websted.

Baseret på artikler:

1.32 vigtigste tip til etikette via e-mail. E-mailetikette. [Elektronisk ressource] http://www.emailreplies.com/ Hentet 19. september 2015.

2. Top 26 vigtigste regler for e-mail-etikette. [Elektronisk ressource] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Hentet 20. september 2015.

Materialet blev fremstillet af L. Shutilina, metodolog fra det statslige lægecenter

1. Skriv en klar og forståelig emnelinje

Eksempler på emner med god skrivning er: “Mødedato ændret,” “Hurtigt spørgsmål om din præsentation” eller “Tip om forslaget.”

”Folk beslutter ofte, om de skal åbne et brev eller ej på baggrund af dets emne,” siger Patchter. ”Vælg et emne, der lader læserne vide om, hvilke problemer eller forretningsforhold det vil tale om.”

2. Brug en professionel e-mail-adresse

Hvis du arbejder for et firma, skal du bruge en virksomheds e-mail-adresse. Men hvis du bruger en personlig e-mail-konto - det betyder ikke noget, om du er freelancer eller bruger den til personlig korrespondance - skal du være forsigtig med at vælge en adresse, siger Patchter.

Du skal altid have en e-mail-adresse, der indeholder dit navn, så modtageren ved, hvem der specifikt sender ham et brev. Brug aldrig e-mail-adresser (muligvis tilbage fra din eksamen), der er upassende til arbejdsspørgsmål som "babygirl @. "Eller" beerlover @. "- Ligegyldigt hvor meget du kan lide kold øl.

3. Tænk to gange, før du klikker på knappen "svar alle"

Ingen ønsker at læse e-mails fra 20 personer, der ikke har noget at gøre med dem. Det kan være vanskeligt at ignorere e-mails i betragtning af hvor mange mennesker, der modtager meddelelser om nye beskeder på deres smartphones eller via pop-ups på deres computere. Afstå fra at klikke på knappen "svar på alle", hvis du ikke er helt sikker på, at alle mennesker på listen skal modtage din e-mail, siger Patchter.

4. Tænd for signaturblokken

Giv læserne nogle oplysninger om dig selv, anbefaler Patchter. ”Grundlæggende skal underskriften indeholde dit fulde navn, position, firmanavn og dine kontaktoplysninger, inklusive dit telefonnummer. Du kan også tilføje noget reklame for dig selv, men overdriv det ikke med udsagn eller illustrationer. ”

Brug den samme skrifttype, størrelse og farve som resten af ​​e-mail-teksten, siger hun.

5. Brug faglige hilsener

Brug ikke almindelige, kollokvielle hilsener, såsom "Hej fyre", "Fantastisk", "Hej folk."

”Vores brevs afslappede karakter bør ikke påvirke hilsenen i e-mailen,” siger hun. ”Hej er en meget uformel hilsen, og i de fleste tilfælde bør den ikke bruges på arbejdspladsen. Ordet 'stor' passer heller ikke helt. Brug 'hej' eller 'god eftermiddag' i stedet. '

Hun fraråder også at bruge forkortede navne. Bedre at sige, "Hej Michael," hvis du ikke ved, at han virkelig foretrækker at blive kaldt "Mike."

6. Brug ikke udråbstegn

Hvis du beslutter at bruge udråbsmærket, skal du kun bruge det i de tilfælde, hvor du vil formidle din begejstring, siger Patchter.

”Nogle gange bliver folk for transporterede og lægger en masse udråbstegn i slutningen af ​​dommen. Som et resultat kan brevet blive for følelsesladet eller infantilt, ”skriver hun. ”Uropstegn skal bruges med stor omhu under skrivning.”

7. Vær forsigtig med humor.

Humor kan let miste sin oprindelige betydning uden det rigtige udtryk. I faglig korrespondance er det bedre at forlade humor i udlandet, hvis du ikke er sikker på, at modtageren af ​​brevet korrekt accepterer din vittighed. Derudover vil en sætning, der kan synes sjov for dig, ikke nødvendigvis virke sjov for en anden person.

8. Husk, at folk fra forskellige kulturer taler og skriver forskelligt.

Misforståelse kan let opstå på grundlag af kulturelle forskelle, især skriftligt, når vi ikke kan observere kroppens sprog for vores samtalepartner. Prøv at skræddersy dine beskeder til modtagerens kulturelle platform, så vidt du kender dem.

En god regel at huske på, ifølge Patchter, er, at i kulturer, hvor det er sædvanligt at kommunikere personligt (japansk, arabisk eller kinesisk), ønsker folk at lære dig først at kende, før de har forretning med dig. Herfra følger forretningsfolk fra disse lande til at være mere personlige i deres breve. På den anden side foretrækker folk fra kulturer, hvor elektronisk korrespondance er mere almindelig (tysk, amerikansk eller skandinavisk), at gå videre til hovedemnet så hurtigt som muligt.

9. Besvar dine e-mails - selvom det ikke var beregnet til dig

Det kan være svært at svare på absolut alle modtagne e-mails, men du skal bestemt prøve, siger Patchter. Dette tip inkluderer tilfældigt sendte e-mails, der ikke var beregnet til dig, især hvis afsenderen venter på et svar. Svaret på brevet er ikke obligatorisk, men et sådant trin er i overensstemmelse med etiketten for elektronisk korrespondance, især hvis afsenderen af ​​brevet arbejder i det samme firma eller i det samme felt som dig.

Her er et eksempel på et svar på et sådant brev: ”Jeg ved, at du havde det meget travlt, men jeg tror ikke, at dette brev var beregnet til mig. Og jeg ville informere dig om dette, så du kan sende dette brev til den rigtige person. ”

10. Læs alle meddelelser igen

Dine fejl vil ikke blive bemærket af modtagerne af din e-mail. ”Og afhængigt af modtageren, kan du blive dømt for disse fejl,” siger Patchter.

Stol ikke på stavemåde. Læs og genlæs dine e-mails flere gange, helst højt, inden du sender dem.

”En af mine ledere ønskede at skrive til mig 'Undskyld at genere dig," siger Patchter. ”Men han stolede på en stavekontrol i den indbyggede editor, som i sidste ende førte til, at han skrev til mig 'Undskyld for inkontinens'."

11. Tilføj e-mail-adressen sidst.

”Du ønsker helt klart ikke, at dit brev ved et uheld skal sendes til en person, før du er færdig med at skrive det og kontrollere det for fejl,” siger Patchter. "Selv når du svarer på andres brev, er det en god forholdsregel at slette modtagerens adresse og indsætte den kun, når du er sikker på, at brevet er klar til at blive sendt."

13. Brug klassiske skrifttyper

Violet Comic Sans har sin plads og tid (og gør det det?), Men til forretningskorrespondance er det bedre at vælge klassiske skrifttyper, farver og skrifttypestørrelser.

Hovedregel: dine e-mails skal være lette at læse af andre mennesker.

”Grundlæggende er det bedst at foretrække en skriftstørrelse på 10-12 point og en godt læst font som Arial, Calibri eller Times New Roman,” anbefaler Patchter. Som farve er sort det sikreste valg.

14. Se din tone.

Ligesom vittigheder kan gå tabt under skriveprocessen, kan din intonation fortolkes uden kontekst, begynder med din stemme og slutter med dit udtryk. Derfor bliver det meget lettere at virke skarpere, end du selv har ønsket. Вы имели в виду «напрямую», а они прочитали как «зло и кратко».

Чтобы избежать недопониманий, Пэчтер рекомендует читать ваши письма вслух, прежде чем нажимать на кнопку отправки. «Если вам кажется, что какая-то фраза звучит слишком резко, то она покажется резкой и читателю вашего письма», - говорит она.

Для ещё более достойного результата постарайтесь отказаться от использования однозначно негативных слов («провал», «неправильно» или «пренебрежительно») и всегда говорите «спасибо» и «пожалуйста».

15. Intet forbliver fortroligt - så skriv i overensstemmelse hermed

Husk altid, hvad den tidligere CIA-direktør, David Petraeus, ser ud til at have glemt, advarer Patchter: Hver e-mail-adresse efterlader sit præg.

”Husk som en grundregel, at andre mennesker kan se, hvad du skriver,” siger hun. "Skriv derfor ikke om ting, som du ikke ønsker at fortælle andre om." Taler mere frit: skriv ikke noget, der kan skade dig eller andre mennesker. Når alt kommer til alt er e-mails utroligt nemme at videresende, så det er bedst at følge grundlæggende sikkerhedsforanstaltninger i stedet for at undskylde i fremtiden.

Pin
Send
Share
Send
Send